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¿Cómo gestionar una compañía con equipos remotos?

February 18, 2022
25 minutos

¿Deseas crear una empresa virtual? ¿Estás pensando en cómo podrías gestionar tu empresa de manera remota? Si te ha surgido alguna de estas preguntas, a continuación te presentamos una guía con algunos consejos para que logres crear y gestionar tu compañía con el apoyo de la tecnología.

En la nueva era del trabajo virtual, la oportunidad de dirigir y escalar una empresa sin necesidad de una oficina física o de reuniones en persona nunca había sido tan asequible como lo es hoy en día. Sin embargo, si estás pensando en explorar este camino es importante contar con la tecnología, los sistemas y los procesos adecuados para lograr ser exitoso.

Aunque es posible que tengas necesidades especializadas según el tipo de negocio que dirijas (por ejemplo, gestión de inventario para el comercio electrónico, software de propuestas y contratos para proveedores de servicios, por mencionar dos ejemplos), hay algunas cosas con las que todo propietario de un negocio virtual debería estar al día.

Requisitos para gestionar un negocio virtual

ESPACIO DE TRABAJO DE CALIDAD

Disponer de un buen espacio de trabajo te ayudará a sentirte más organizado y productivo. Es indispensable invertir en un equipo de alta calidad. Un portátil fiable que cuente con cámara web y micrófono para hacer videollamadas y cualquier otra tecnología que puedas necesitar para llevar a cabo tu negocio. Como el trabajo a distancia requiere que la mayoría de las tareas se desempeñen de forma digital, necesitarás una conexión a internet de alta velocidad que te permita trabajar de forma eficiente y segura.

Además, hay que asegurarse de tener buena iluminación, un espacio libre de distracciones, y, de ser posible, algunas comodidades que vuelvan más acogedora el área de trabajo. Puede tratarse de un frigobar, plantas ornamentales o una consola de videojuegos para motivarte en los tiempos libres que tengas a lo largo del día.

SOFTWARE ÓPTIMO PARA TU NEGOCIO

Actualmente existe una gran oferta de software que encaja con las necesidades empresariales más variadas, tanto por la actividad productiva o especialización como por la cantidad de licencias que pudieran necesitar. A continuación mencionaremos algunas de las categorías de software más recomendables para empresas 100 % digitales.

  1. Software de comunicaciones. Como no estarás en una oficina con tus trabajadores, es importante tener un correo electrónico fiable, chat, videoconferencia y otro software de comunicación que pueda albergar estas conversaciones.
  2. Software de contabilidad. Necesitarás un software para hacer un seguimiento de tus finanzas, crear facturas, pagar a proveedores y empleados, etc.
  3. Software de gestión/colaboración de proyectos. Para mantener a tus clientes y a tu equipo en la misma página a pesar de trabajar a distancia, invierte en un software de gestión de proyectos/colaboración de calidad que organice todos tus archivos importantes.
  4. Software de RRHH/reclutamiento. Gestionar un equipo remoto no es fácil, pero el uso de un software de RRHH/reclutamiento te ayudará a crear y gestionar tu equipo. Una plataforma de alta calidad y muy recomendado es el de Ontop.
  5. VPN y software de seguridad. Mantén los datos de tu empresa a salvo utilizando una red privada virtual (VPN) de confianza para cifrar tu tráfico web, así como un programa antivirus para todos los dispositivos vinculados al trabajo.

La elección del software de tu elección estará definida en gran medida por el tipo de empresa y los recursos con los que cuentas al momento de iniciar tu negocio o trasladarte del modelo tradicional al digital. Lo más recomendable es que comiences con los programas que son esenciales para la operación y, posteriormente, adquieras el software que servirá para optimizar, automatizar o mejorar tus actividades comerciales. Si quieres entender más sobre la ciberseguridad este blog te ayudará a tener un poco más de contexto.

Colaboradores con experiencia

Además de las herramientas correctas, necesitas colaboradores y empleados que se identifiquen con los objetivos de tu negocio. Esto incluye la personalidad de la marca, los valores y la cultura laboral que quisieras desarrollar.

Es muy importante que consideres aspectos como la experiencia, las habilidades digitales y el trabajo por objetivos como requisitos fundamentales para elegir a tus colaboradores.

Crea un proceso para reclutar e incorporar (a través de un curso de inducción, por ejemplo) a los empleados remotos. Dado que no estarás en persona con los candidatos o con los nuevos empleados, tendrás que crear mecanismos de reclutamiento, contratación e incorporación que le garanticen a tu equipo una transición segura y fluida.

Puedes realizar las entrevistas y las llamadas de incorporación a través de Zoom para conseguir una experiencia más personal que les permita a tus trabajadores sentirse realmente parte del equipo.

Plan de comunicación interna

Un buen plan de comunicación interno te ayudará a gestionar mejor tus proyectos y a

mantener alineados los objetivos del negocio con tu equipo y los clientes.

Para estar seguro de que estás en la misma página con tus empleados remotos, crea un plan conciso que describa cómo te comunicarás con tus trabajadores, clientes y consumidores (Slack, correo electrónico, llamadas de Zoom, llamadas telefónicas o todo lo anterior), así como el plan para gestionar proyectos y establecer objetivos como equipo. Asegúrate de ser coherente con estos esfuerzos para que no haya confusiones o discrepancias en el camino.

Política de puertas abiertas

Los empleados remotos pueden sentir que te molestan si se ponen en contacto contigo fuera de las horas de reunión programadas, especialmente si trabajan en zonas horarias diferentes. Para evitarlo, crea una política de puertas abiertas, para que los empleados remotos y no remotos sientan la confianza y seguridad de ponerse en contacto contigo en cualquier momento. Aunque no puedas responder inmediatamente, asegúrate de que tus colaboradores sepan que la comunicación es un punto vital para la empresa.

Estrategias que te ayudarán a gestionar tus equipos remotos.

Crea el tipo de cultura y las habilidades de liderazgo adecuadas

Crear una cultura empresarial positiva es tan necesario como importante cuando se gestiona uno o varios equipos remotos. Para hacerlo con resultados positivos y alcanzar los objetivos es necesario perfeccionar tus habilidades de liderazgo, así como crear un espacio seguro que permita hacer preguntas y recibir comentarios, e incluso cometer errores, por parte de tus colaboradores y empleados.

Existen muchas habilidades que pueden hacerte un mejor líder, pero la más importante se resume en una frase: predica con el ejemplo. También es muy útil tener en cuenta las siguientes cualidades y valores empresariales:

Recuerda tener en cuenta las diferencias horarias, comprobar que todos los empleados están presentes y reunir a todo el equipo con frecuencia. Estas pequeñas iniciativas harán que tus trabajadores se sientan apoyados y valorados.
Habla con otros propietarios y gerentes de empresas virtuales para conocer sus opiniones

Siempre es útil compartir opiniones y experiencias con quienes se han subido al mismo barco o han estado en tu lugar. Escucha a los que tienen más tiempo en el mundo digital y ayuda a quienes buscan un consejo para iniciar sus negocios. La reciprocidad es algo invaluable en el emprendimiento.

Pide consejos a otros propietarios de negocios virtuales sobre cómo llevar una empresa con estas características y comparte tus propias recomendaciones para generar ideas. Lo puedes hacer en forma personal en foros y eventos especializados, pero también considera el uso de la tecnología como canal de comunicación y socialización. Un blog o un videoblog en YouTube, por ejemplo.

Dirigir equipos remotos conlleva retos nuevos y únicos. Las cosas que funcionan en un esquema presencial no siempre tienen el mismo desempeño en otro a distancia. Por ejemplo, no se puede entrar en un cubículo para preguntar y responder las preguntas, y la falta de interacción cara a cara puede generar desconfianza, errores de interpretación y cierto grado de desconcierto en los integrantes de un equipo, por una aparente falta de liderazgo.

Celebra las victorias y los resultados positivos

Recompensa a los empleados por un trabajo bien hecho y mantén la motivación de tu equipo a distancia reconociendo los éxitos; envía mensajes de agradecimiento y ofrece incentivos únicos, como tiempo libre extra o una giftcard de Amazon para mejorar su espacio de trabajo.

Los propietarios y directivos de empresas pueden utilizar estas estrategias para dirigir con éxito un negocio a distancia. Alienta de esta forma a los equipos remotos y genera un ambiente de trabajo ideal para seguir aspirando a mejores objetivos y metas más ambiciosas, sin perder de vista la satisfacción de los colaboradores.

Establece dinámicas de trabajo bien definidas

Asegúrate de que los empleados sepan en qué momento deben conectarse al trabajo y cómo deben estructurar sus horarios de trabajo para cumplir con los plazos de los proyectos y las reuniones. Utiliza alguna de estas herramientas de gestión de proyectos para definir claramente el flujo de trabajo de cada persona o equipo.

Estas herramientas pueden ayudar a los empleados a actualizar sus tareas en tiempo real, a compartir y acceder fácilmente a la información, a enviar mensajes relacionados con proyectos específicos y a mantenerse al día con sus objetivos.

Para estar conectado con cada área de tu empresa, con flujos de trabajo y procesos, recomendamos las siguientes herramientas:

Las herramientas y la tecnología importantes que necesitarás para gestionar una fuerza de trabajo remota incluyen herramientas de chat y colaboración en equipo (por ejemplo, Slack), software de videoconferencia, herramientas para compartir la pantalla, sistemas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de las tareas importantes, aplicaciones de seguimiento del tiempo y más.

MantEnte conectado

Utiliza plataformas de videoconferencia y mensajería para programar reuniones y mantener el contacto con los empleados y compañeros durante la jornada laboral. Planificar las reuniones por mensajería o video contribuye a que los empleados se mantengan motivados y concentrados en sus tareas, y a sentirse más conectados con su trabajo.

Recomendamos responder estas preguntas para mejorar la comunicación:

Las respuestas te ayudarán a estructurar una estrategia de comunicación y conectividad para mejorar el rendimiento de los equipos y mantener la información circulando. Así evitarás la formación de silos o compartimentos de información que obstaculicen los procesos creativos y productivos.

Fomenta la socialización

Programa reuniones virtuales y encuentros remotos para elevar la moral, evitar el agotamiento y promover la comunicación entre los miembros del equipo.

Estas sesiones pueden incluir entrevistas con invitados, charlas relámpago con diferentes miembros del equipo o simplemente sesiones de relajación y convivencia, como se acostumbra en las oficinas a la hora del café. Aborda temas de interés general, la vida familiar y los intereses del grupo. Y no olvides que aunque este es un espacio para la socialización, si surge una buena idea relacionada con el trabajo es buen momento para compartirla.

Busca la transparencia en tu trato con los colaboradores

Los empleados suelen mirar a los líderes como ejemplo de comportamiento en el lugar de trabajo. Si eres abierto y honesto, por ejemplo, es más probable que ellos sean abiertos y honestos contigo. Si la transparencia forma parte de la cultura de tu equipo, es más fácil crear confianza con todos los empleados y cerciorarse de que se sientan cómodos con cualquier pregunta o preocupación.

Asegúrate de que tu transparencia se extienda por igual a todos los miembros del equipo. Por ejemplo, si tienes noticias que compartir, garantiza que todos los miembros del equipo lo sepan al mismo tiempo. De este modo, tus empleados remotos no sentirán que son los últimos en enterarse de lo que ocurre en la oficina, o que les estás ocultando información intencionadamente.

Cómo obtener el mejor rendimiento de tus equipos remotos

Aprovecha estos consejos para obtener el mejor rendimiento de tus empleados remotos, fortalecer la relación con cada uno de ellos y mejorar la satisfacción, el compromiso y la productividad del equipo.

Desarrolla una experiencia de incorporación virtual

Prepara a tus nuevos empleados para el éxito mediante la incorporación virtual. Los programas de videoconferencia como Zoom, las herramientas de comunicación en equipo, el almacenamiento de documentos en colaboración, las herramientas de gestión del flujo de trabajo y las redes privadas virtuales (VPN) son importantes para mantener a los colaboradores organizados, productivos, seguros y comprometidos mientras trabajan desde casa.

Si es necesario, prepara un programa de capacitación en el que integres al talento recién contratado a tu esquema virtual de trabajo. Incluye temas de seguridad de datos, comunicación segura, protocolos de comunicación, por mencionar algunos tópicos fundamentales en el mundo digital.

Si quieres aprender de más consejos para trabajar remoto este blog te ayudará a descubrir cómo ser más productivo mientras trabajas desde casa.

Anima a los empleados a crear un espacio de trabajo dedicado

Puedes agendar sesiones con tu equipo para que hablen de su espacio de trabajo: qué es lo que más les gusta, cómo podrían mejorarlo, qué necesidades tecnológicas les gustaría satisfacer a corto plazo.

Luego, ayuda a tus colaboradores a alcanzar sus objetivos. Considera la posibilidad de contribuir con los gastos de la oficina en casa. De esta forma puedes fortalecer la pertenencia a la empresa, a pesar de la distancia.

Evita la microgestión

Parte del atractivo del trabajo a distancia es la autonomía y la propiedad. Si es posible, considera la posibilidad de centrarte en los resultados en lugar de las horas trabajadas, los niveles de actividad visibles o la microgestión. Programa reuniones periódicas del equipo virtual, diarias o semanales; son el momento ideal para aclarar los malentendidos e identificar los posibles problemas desde el principio.

Haz que las reuniones de tu equipo distribuido estén más orientadas a la acción y sean más atractivas. Procura realizar ejercicios para romper el hielo, actividades de creación de equipos y fomenta un entorno de seguridad psicológica.

Microgestionar a los empleados remotos puede ser estresante para ambas partes y los empleados pueden sentir que no se confía en ellos para la ejecución de su trabajo. En su lugar, céntrate en los resultados y los objetivos más que en la actividad visible y las horas trabajadas. Mientras el empleado haga su trabajo bien y a tiempo, su estilo de trabajo puede ser irrelevante.

Al mismo tiempo, es importante que los empleados remotos no se aprovechen de su autonomía perdiendo el tiempo e ignorando su carga de trabajo. Es posible que algunos empleados no tengan la autodisciplina necesaria para el trabajo a distancia, y es fundamental reconocer este comportamiento rápidamente antes de que afecte a la productividad del equipo.

Ofrece y solicita retroalimentación

Proporcionar comentarios constructivos y positivos puede ayudar a los empleados a mantener el rumbo y mejorar su rendimiento laboral. Además, preguntar a los empleados cómo puedes apoyarlos mejor desde la distancia puede ayudarte a identificar puntos ciegos en tu estilo de gestión.

Cuando se está ocupado, es fácil cancelar o posponer eventos aparentemente no esenciales, como las conversaciones individuales. Sin embargo, estas reuniones son cruciales para gestionar eficazmente los equipos remotos. Esto se debe a que los empleados remotos a menudo se pierden de pequeñas actualizaciones y reuniones ad hoc, que se producen a lo largo de la jornada, y pueden no estar tan al día como los empleados locales.

Haz todo lo posible por realizar reuniones individuales a la misma hora con una periodicidad semanal o quincenal, y concédele a cada empleado remoto al menos media hora de tu total atención para que pueda hacer preguntas, plantear inquietudes o compartir sus ideas.

Establece una relación sólida con cada miembro del equipo

Cuando gestionas a empleados remotos, conócelos de la misma manera que a tus empleados no remotos, incluyendo sus aficiones, intereses y aspiraciones profesionales.

Aunque te sientas presionado para centrarte en los negocios durante una llamada o una videoconferencia, reserva siempre unos minutos para una pequeña charla al principio o al final de tus reuniones, tal como lo harías durante las reuniones en persona. El simple hecho de preguntar por el fin de semana de un empleado, charlar sobre su familia o indagar sobre sus planes para unas próximas vacaciones puede ayudarle a sentirse más cómodo contigo y a desarrollar una conexión personal.

Integra a los empleados remotos

En compañías que tienen un modelo de trabajo híbrido pueden darse situaciones en las que se deja a los empleados remotos fuera de las discusiones significativas sobre los objetivos, visiones y planes de la empresa, y ellos pueden empezar a sentirse alienados e infravalorados. Envía periódicamente encuestas de satisfacción de los empleados para medir cómo se sienten los colaboradores remotos en su entorno de trabajo.

Conclusión...

El trabajo a distancia es un reto para cualquier empresa. Sin embargo, puede ser muy beneficioso para aquellas que logran adaptarse a la tecnología que tenemos a nuestra disposición.

Si quieres empezar una compañía virtual o si ya tienes una compañía y tu equipo está teniendo problemas con el trabajo a distancia, pon a prueba algunos de estos consejos para recuperar el rumbo y escalar rápidamente.

Recuerda que el futuro es ahora, y la revolución tecnológica y digital está abriendo nuevos horizontes para las empresas y el trabajo.

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